Les conseils et une journée "type" de l'équipe pour travailler efficacement à distance
Depuis quelques semaines, la population Française est contrainte au confinement.
Cela se traduit d'un point de vue professionnel par privilégier le travail à distance pour les entreprises pouvant le faire.
Certaines entreprises, pour pouvoir continuer de travailler et éviter de devoir mettre leurs salariés en chômage partiel, ont été contraintes de réaliser de gros changements dans leurs process, leurs manières de communiquer et d'échanger au quotidien, aussi bien en interne qu'avec leurs clients, leurs prospects ou leurs partenaires.
En d'autres mots, elles ont du s'adapter !
Chez Com to Code, nous avons un avantage important sur ces entreprises : nous avons choisi il y a plusieurs mois de permettre aux collaborateurs de réaliser du travail à distance de manière récurrente.
Cela n'a pas été simple au départ car les habitudes de travail s'en sont ressenties.
Nous étions moins proches pour échanger, nous n'avions plus les mêmes types d'interactions humaines, bref, nous avons essuyé les plâtres au fil des semaines.
Voici notre analyse pour travailler efficacement en télétravail et notamment pendant la période de confinement.
Voici donc une journée type de l'équipe Com to Code en full remote :
Le contexte
Horaires de travail
Les horaires de travail restent les mêmes, que ce soit en télétravail ou en physique :
- Du Lundi au Jeudi de 8h30 à 18h avec 1 heure de pause déjeuner,
- Le Vendredi de 8h30 à 13h30.
En fonction du contexte (un rendez-vous chez le médecin par exemple), les horaires peuvent varier.
Il n'y a pas de demandes de travailler plus que ces horaires.
Matériel
Nous avons tous un MacBook Pro retina 13 pouces.
Cela permet d'avoir un outil de travail performant, léger, simple à transporter et durable (le mien a 3 ans et je le transporte tous les jours, je n'ai aucun jeu au niveau du matériel).
Niveau outils
Je parle ici d'outils d'échanges et d'organisation au quotidien, je ne parle pas d'outils de développement, qui est notre coeur de métier.
Nous avons 4 outils principaux :
- Slack : Pour les interactions rapides, les besoins de réponses et d'éclaircissements,
- Clickup : Pour la gestion des tâches à réaliser, il imbrique beaucoup de fonctionnalités et vaut vraiment le coup d'oeil ;)
- Meet Google: Pour les échanges de type visio ou voice,
- Gitlab : Pour le versioning de notre cote et les échanges autour de la code review.
La journée
8:30 - Début de la journée
Chaque membre se dit bonjour sur Slack, ce n'est pas une obligation ni un moyen de voir qui arrive quand, loin de là, cela apporte une première interaction dans la journée.
Une heure de Daily meeting (plus fréquemment appelé Stand-up meeting) est définie en fonction des tâches principales à réaliser par chaque membre.
Ce daily meeting a lieu généralement entre 9:00 et 9:30.
Avant ce daily meeting, tous les membres de l'équipe peuvent consulter leurs tâches renseignées dans Clickup à effectuer et voir si les statuts de celles-ci sont à jour.
Nous travaillons avec les statuts suivants :
- Open : Pour les tâches à venir et non planifiées,
- Todo : Pour les tâches à venir et planifiées,
- In progress : Pour les tâches en cours de traitement,
- Done : Pour les tâches terminées et n'ayant pas été soumises à la code review,
- In review : Pour les tâches qui sont soumises à la code review,
- Delivered : Pour les tâches ayant passée la code review et en phase de validation client,
- Closed : Pour les tâches validées par le client.
Nous avons ajoutée un statut "Blocked" pour les tâches ayant besoin d'informations complémentaires ou ne pouvant pas être terminée sans l'intervention d'un autre membre de l'équipe.
9:00 - Daily meeting
Un daily meeting est une réunion en visio ou seulement en voice (nous le faisons en général seulement en voice, ce n'est pas optimum mais cela évite de voir les environnements des autres participants).
Au cours de ce daily :
- on échange sur la journée passée et notamment sur les points bloquants ou manquants,
- on échange sur la journée à venir avec les tâches à réaliser,
- on fait un point sur les tâches restantes de la semaine,
- il permet également de décrire le fonctionnement d'une nouvelle fonctionnalité par exemple,
- on échange également sur la société (les projets à venir, les projets que nous n'avons pas réussi à avoir, les idées d'optimisations en termes de fonctionnement, de projets, les idées de communication ...)
Ce daily dure généralement entre 30 et 45 minutes.
9:45 > 11:00 - Code review
Nous réalisons des codes reviews sur la majorité de nos développements.
Cela permet :
- De pouvoir avoir une vision externe de ce que nous avons réalisé,
- De corriger des points non optimisés,
- D'échanger autour de problématiques,
- D'avoir une relecture et un autre jeu de tests afin d'accroître la qualité du code produit.
11:00 > 13:00 - Développement
Les deux heures suivantes sont généralement consacrées à notre métier, le développement.
L'étape précédente (la code review) peut être plus ou moins longue.
En fonction de la durée de celle-ci, la phase de développement peut varier.
14:00 > 14:15 - Réunion, point téléphonique
Si toutefois un point téléphonique intermédiaire est nécessaire, nous le réalisons généralement en début d'après-midi. Cela permet de recommencer l'après-midi en répondant aux interrogations et autres problématiques bloquantes.
14:15 > 17:45 - Développement
L'après-midi est généralement consacrée au développement pur, notre coeur de métier. Nous échangeons via Slack si nous avons besoin d'éléments complémentaires.
17:45 > 18:00 - Fin de journée
Cette période permet de finaliser le travail réalisé dans la journée, si nécessaire de mettre à jour le statut des tâches Clickup et de détailler les temps passés sur le ou les projets sur le(s)quel(s) nous avons travaillés.
Nous finissons par un "bonne soirée" sur Slack afin d'apporter une dernière interaction avec l'équipe.
Nos conseils (Le(s) point(s) important(s))
Communication verbale / écrite
Une communication verbale et écrite n'a pas le même impact et peut ne pas être comprise de la même façon.
Nous essayons de tenir au maximum la règle des "2 échanges", qui consiste à s'appeler si nous n'avons pas réussi à nous comprendre au bout de 2 échanges écrits.
Cela apporte moins de frustration et permet de régler plus rapidement les problèmes.
La frustration du "...is typing"
Il ne faut pas se le cacher, quand on voit sur un outil comme Facebook Messenger ou Slack la notion "XXX ... is typing", on est impatient de voir ce que XXX veut dire.
Plus ce message reste longtemps, plus on se demande "Mais pourquoi il n'appuie pas sur Entrer ???".
Personnellement, j'ai choisi de ne pas activer cette option sur Slack et d'affiner les notifications aux messages directs, aux mentions et aux mots clés.
Je suis informé seulement des éléments me concernant directement et me permet d'être focus sur mes tâches la majeure partie du temps.
Time to focus
Accordez-vous dans la journée un temps sans slack, sans mail, sans téléphone pour vous permettre d'être focus sur une ou plusieurs tâches vous demandant une forte concentration.
Mettez en place un emoji sur Slack permettant aux autres utilisateurs de voir et comprendre votre choix.
Pour conclure
Le télétravail est une forme de travail encore peu exploitée dans les entreprises françaises (hormis lors de cas de force majeure comme en ce moment), bien que souvent appréciée par les personnes en bénéficiant.
Souvent mal considéré par les entreprises qui ont tendance à penser que les salariés en télétravail ne produisent pas autant que lorsqu'ils sont dans leurs locaux, il peut apporter beaucoup, au salarié comme aux entreprises, si les conditions sont adaptées et que tous les outils sont mis en place pour que le travail se fasse de manière aussi naturelle qu'en interne.